A produtividade no trabalho está relacionada à maneira como as atividades são organizadas e executadas durante o dia a dia. E para isso, ferramentas digitais podem auxiliar nas diferentes etapas da rotina, como o acompanhamento de tarefas, edição de documentos, automação de processos e o registro do tempo dedicado às atividades.
Hoje separamos quatro opções que podem ser usadas para diferentes finalidades para ajudar a sua equipe.
1. Trello para organizar tarefas e projetos
O Trello organiza atividades por meio de quadros, listas e cartões. Cada cartão pode conter uma tarefa, prazo, responsável e outras informações relacionadas ao trabalho.
A equipe consegue acompanhar o andamento das atividades e identificar o que ainda precisa ser feito. O recurso também permite distribuir tarefas entre os integrantes de um projeto.
O Trello pode ser usado em projetos com várias etapas, como processos seletivos, campanhas, eventos e planejamentos internos.
2. Google Workspace para documentos compartilhados
O Google Workspace reúne ferramentas como Google Drive, Google Docs e Google Sheets. Os arquivos ficam armazenados na nuvem e podem ser acessados por pessoas autorizadas a qualquer momento.
Os documentos e planilhas podem ser editados por mais de um usuário ao mesmo tempo e o histórico de versões registra alterações feitas nos arquivos, o que permite consultar edições anteriores quando necessário.
A ferramenta facilita o compartilhamento de documentos entre profissionais que trabalham no mesmo projeto, evitando diferentes versões de um mesmo arquivo.
3. Microsoft Power Automate para automatizar processos
O Microsoft Power Automate permite criar fluxos automáticos para tarefas que seguem determinadas regras. Um fluxo pode, por exemplo, enviar uma notificação após o preenchimento de um formulário ou transferir informações entre aplicativos.
A automação pode ser aplicada a atividades repetitivas que exigem ações semelhantes em diferentes momentos. Antes de criar um fluxo, é necessário definir as condições que devem iniciar o processo e as ações que serão executadas.
Esse tipo de recurso pode reduzir a quantidade de tarefas manuais em processos administrativos.
4. Clockify para registrar o tempo de trabalho
O Clockify permite registrar o tempo dedicado a tarefas e projetos. O usuário pode iniciar e interromper o registro de uma atividade ou inserir o tempo posteriormente.
Os dados podem ser organizados por projeto, tarefa ou profissional. A plataforma também gera relatórios sobre o tempo registrado.
Esse acompanhamento pode ser usado para analisar quanto tempo determinadas atividades consomem e identificar tarefas que ocupam uma parte maior da jornada de trabalho.
Como escolher as ferramentas
Cada ferramenta atende a uma finalidade diferente. Então antes de adotar uma ferramenta, a empresa precisa identificar qual problema pretende resolver. Também é necessário avaliar os recursos disponíveis, os custos e a compatibilidade com os sistemas utilizados pela equipe.
As ferramentas ajudam a organizar a rotina, mas os dados gerados por elas precisam ser analisados dentro do contexto do trabalho. O tempo registrado, a quantidade de tarefas concluídas ou o cumprimento de prazos, por exemplo, não mostram sozinhos como está o desempenho de uma equipe.
Por isso, a produtividade precisa ser observada junto a outros aspectos da gestão. Para entender quais fatores os líderes devem acompanhar além dos resultados e dos indicadores de produtividade, confira o conteúdo O que líderes precisam observar além da produtividade
